Institui o Sistema Municipal de Arquivos como parte integrante da organização estrutural da DARH, que organiza sob a forma sistêmica as atividades de administração e proteção do patrimônio arquivístico de Juiz de Fora, na esfera da documentação pública.
Processo:
00199/2002 vol. 01
Publicação:
Tribuna de Minas em 18/12/2004 página 09
DECRETO N.º 8425 – de 17 de dezembro de 2004.
Institui o Sistema Municipal de Arquivos como parte integrante da organização estrutural da DARH, que organiza sob a forma sistêmica as atividades de administração e proteção do patrimônio arquivístico de Juiz de Fora, na esfera da documentação pública.
O Prefeito de Juiz de Fora, no uso de suas atribuições legais, especialmente das que lhe são conferidas pelos artigos 88 e 112 da Lei 10.000, de 08 de maio de 2001,
DECRETA:
Art. 1.º - Fica criado o Sistema Municipal de Arquivos, que tem o objetivo de planejar, integrar, regulamentar e coordenar as ações necessárias ao desenvolvimento e bom desempenho do sistema integrado de protocolo e arquivo da documentação pública da Administração Direta e Indireta de Juiz de Fora.
Art. 2.º - Integram o Sistema Municipal de Arquivo todas as unidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta que realizem atividades de arquivo, consideradas em função das fases em que se subdivide o ciclo vital dos documentos: fase corrente ou ativa, fase intermediária e fase permanente ou histórica.
Art. 3.º - O Sistema Municipal de Arquivos será gerido pelo Colegiado Diretor do Sistema Municipal de Arquivos composto pelos seguintes membros:
I - Chefe do Departamento de Gestão de Documentos e Arquivos, como presidente;
II - Supervisor do Arquivo Administrativo;
III - Supervisor do Arquivo Intermediário;
IV - Supervisor do Arquivo Histórico;
V - um representante da Assessoria de Comunicação e Qualidade;
VI - Assessor Jurídico Local da Diretoria de Administração e Recursos Humanos.
§ 1.º - Os membros deverão indicar suplente no caso de impossibilidade de comparecimento nas reuniões.
§ 2º - Deverão ser ouvidos pelo colegiado, sempre que as decisões a serem tomadas envolverem os processos de Apoio Administrativo, os Supervisores de Apoio Administrativo da Administração Direta e Indireta.
§ 3º - Deverão ser ouvidos pelo colegiado, sempre que as decisões a serem tomadas envolverem a modernização dos sistemas de gestão e soluções em informática, os Chefes do Departamento de Modernização do Sistema de Gestão e do Departamento de Soluções em Informática e Telecomunicações da Gerência de Desenvolvimento Institucional da Diretoria de Planejamento e Gestão Estratégica.
§ 4.º - Os demais detalhamentos sobre o funcionamento do colegiado serão definidos em Regimento Interno próprio.
Art. 4.º - Compete ao Colegiado Diretor do Sistema Municipal de Arquivos, subordinado à Gerência de Dinâmica Administrativa:
I - propor políticas e normas para o Sistema Municipal de Arquivo e Protocolo da Administração Direta e integrar as Indiretas;
II - implantar o Programa de Gestão de Documentos (PGDoc) estabelecendo política para arquivo objetivando a preservação da memória municipal;
III - estabelecer e supervisionar a aplicação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos;
IV - gerir, preservar e garantir o acesso às informações arquivísticas e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas dos órgãos da Administração Pública Municipal;
V - apresentar subsídios ao órgão competente da Administração Pública Municipal, para a elaboração de normas necessárias à implementação e ao aperfeiçoamento da política municipal de arquivos públicos e privados;
VI - repassar às unidades administrativas ligadas ao Sistema Municipal de Arquivos, a definição de procedimentos a serem adotados visando o aprimoramento dos processos;
VII - apresentar ao órgão competente da Administração Pública Municipal propostas sobre os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;
VIII - manter intercâmbio com instituições similares ou congêneres, visando a melhor realização dos objetivos do Sistema;
IX - firmar convênios com instituições afins objetivando o aprimoramento do Sistema;
X - promover, através do Departamento de Competências da DARH, a realização de cursos e seminários visando a capacitação dos servidores envolvidos nos processos;
XI - incentivar o desenvolvimento de estudos, pesquisas, reuniões e outros eventos visando o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema;
XII - introduzir, desenvolver e aperfeiçoar tecnologias, métodos e técnicas de processo de trabalho, através da Gerência de Desenvolvimento Institucional da DPGE, objetivando o aprimoramento dos diversos suportes da informação;
XIII - incentivar a produção e divulgação de textos de interesse para o Sistema Municipal de Arquivos;
XIV - controlar e manter cadastro geral atualizado das unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos do Município;
XV - coletar, organizar dados, analisar, sistematizar, construir indicadores estatísticos e divulgar as informações;
XVI - apresentar relatórios trimestrais de suas atividades ao Gerente da Gerência de Dinâmica Administrativa.
Art. 5.º - O Diretor de Administração e Recursos Humanos juntamente com o Gerente de Dinâmica Administrativa darão posse ao Colegiado, instituindo o Sistema Municipal de Arquivos no prazo máximo de 30 (trinta) dias após a publicação deste Decreto.
Art. 6.º - A administração Pública Municipal deverá implantar a estrutura necessária ao funcionamento do SIMA, no prazo máximo de 180 dias a contar da publicação deste Decreto.
Art. 7.º - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
Prefeitura de Juiz de Fora, 17 de dezembro de 2004.
a) TARCÍSIO DELGADO - Prefeito de Juiz de Fora.
a) ANA ANGÉLICA DE ANDRADE - Diretora de Administração e Recursos Humanos.
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