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| Norma: | Resolução 00065 / 2012 (revogada) | ||||||||||||||||
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| Complemento: | - SCS | ||||||||||||||||
| Data: | 18/06/2012 | ||||||||||||||||
| Ementa: | Aprova o Regimento Interno da Secretaria de Comunicação Social - SCS. | ||||||||||||||||
| Processo: | 00195/2002 vol. 02 | ||||||||||||||||
| Publicação: | Diário Oficial Eletrônico em 19/06/2012 | ||||||||||||||||
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| RESOLUÇÃO Nº 065 - SCS Aprova o Regimento Interno da Secretaria de Comunicação Social - SCS. O SECRETÁRIO DA SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 87, da Lei nº 10.000, de 08 de maio de 2001 e pelo art. 3º, do Decreto nº 7.247, de 04 de janeiro de 2002 e suas alterações posteriores, RESOLVE: Art. 1º Fica aprovado o Regimento Interno da Secretaria de Comunicação Social, nos termos desta Resolução. TÍTULO I Da Estrutura Organizacional Art. 2º A Secretaria de Comunicação Social é composta pelos seguintes níveis e órgãos: I - Nível de Administração Superior: a) Secretário de Comunicação Social. II - Nível de Assessoramento: a) Assessoria de Programação e Acompanhamento (APA); b) Secretaria Executiva (SE). III - Nível de Execução Instrumental: a) Departamento de Execução Instrumental - DEIN: 1 - Supervisão II dos processos de Fornecimento e Controle de Suprimentos e de Controle do Patrimônio (SFCSCP); 2 - Supervisão II dos processos de Apoio Administrativo (SAA); 3 - Supervisão II dos processos de Monitoramento Profissional (SMP); 4 - Supervisão II dos processos de Execução Orçamentária e Financeira (SFCSEOF). IV - Nível de Execução Programática: a) Departamento de Marketing - DMARK: 1 - Supervisão I de Marketing Digital (SMD); 2 - Supervisão I de Eventos e Cerimonial (SECER); 3 - Supervisão II de Artes Gráficas (SAG). b) Departamento de Imprensa - DIMP: 1 - Supervisão II de Jornalismo e Imagem (SJIM); 2 - Supervisão I de Análise da Informação (SAINFO). c) Departamento de Atenção ao Cidadão - (DAC): 1 - Supervisão II do Núcleo de Pesquisa e Gestão da Informação (SPGI); 2 - Supervisão II do Centro de Atendimento ao Cidadão (SCAC); 3 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Norte (SAPRE-N); 4 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Sul (SAPRE-S); 5 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Oeste (SAPRE-O); 6 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Nordeste (SAPRE-NE); 7 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Leste (SAPRE-L); 8 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Sudeste (SAPRE-SE); 9 - Supervisão II de Atenção Telefônica (SATE); 10 - Supervisão II de Monitoramento das Atenções Presenciais (SMAAP); 11 - Supervisão II de Capacitação Contínua e Acompanhamento (SCCA); 12 - Supervisão II de Gestão de Trâmite e Arquivos (SGTA). TÍTULO II Das Competências Art. 3º Ao Departamento de Execução Instrumental da SCS caberá o estabelecido no Decreto nº 7.955, de 27 de agosto de 2003 e suas alterações posteriores, sendo composto pelas seguintes supervisões: 1 - Supervisão II dos processos de Fornecimento e Controle de Suprimentos e de Patrimônio (SFCSP); 2 - Supervisão II dos processos de Apoio Administrativo (SAA); 3 - Supervisão II dos processos de Monitoramento Profissional (SMP); 4 - Supervisão II dos processos de Execução Orçamentária e Financeira (SFCSEOF). Art. 4º Compete à Supervisão II dos processos de Fornecimento e Controle de Suprimentos e de Patrimônio, sob orientações técnicas da Secretaria de Administração e Recursos Humanos/SARH e orientada por seu supervisor: I - participar da elaboração da proposta do Plano Plurianual (PPA), da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e do Orçamento Anual (LOA) sob a orientação do gestor da Unidade, observando as diretrizes estabelecidas pela Subsecretaria de Planejamento Institucional - SSPI da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Econômico - SPDE e pela assessoria técnica da Unidade; II - consolidar a proposta do Orçamento Anual (LOA) apresentada pelos setores internos da Unidade, observando as diretrizes estabelecidas pelo Departamento de Orçamento da Subsecretaria de Planejamento Institucional - SSPI da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Econômico - SPDE; III - efetuar o planejamento e identificar necessidade de contratação de material de consumo da Unidade; IV - preparar o processo inicial de compras/contratação da Unidade a partir do recebimento das informações e documentações necessárias elaboradas pelos setores internos e da consulta do saldo e da classificação orçamentária da despesa junto à Execução Orçamentária e Financeira; V - providenciar reservas de passagem aérea e terrestre, hotéis e restaurantes para servidores ou convidados da Unidade; VI - acompanhar as compras/contratações da Unidade, informando os setores internos sobre o andamento das mesmas; VII - preparar a documentação necessária para empenhamento da despesa a partir da verificação da conformidade dos valores definidos para contratação pela Comissão Permanente de Licitação - CPL; VIII - orientar os responsáveis sobre a aplicação e prestação de contas dos recursos referentes a Adiantamentos; IX - conferir o recebimento e armazenar os materiais de suprimento, em conformidade com as especificações técnicas, e distribuir internamente, mantendo controle permanente sobre os saldos de estoque; X - acompanhar a certificação da obra, serviços e do recebimento das compras da Unidade pelos setores internos competentes; XI - acompanhar e controlar as contas de consumo de água, energia elétrica, telefone, correios, reprografia e congêneres da Unidade; XII - preparar a documentação necessária para liquidação da despesa a partir da certificação do recebimento das compras/contratações pelo responsável; XIII - acompanhar e controlar os instrumentos contratuais da Unidade, notadamente no que se refere a prazos, datas de pagamentos e alterações, em conformidade com as orientações técnicas da Secretaria de Fazenda; XIV - controlar as contratações realizadas pela Unidade, verificando a conformidade das condições prévias elaboradas pelos setores internos requisitantes, bem como dos valores efetivamente definidos para contratação pela Comissão Permanente de Licitação - CPL; XV - acompanhar e controlar o saldo dos empenhos da Unidade, providenciando os respectivos reforços ou cancelamentos, conforme o caso, sempre que necessários; XVI - acompanhar e controlar os pagamentos da Unidade, informando os credores sobre a efetivação dos mesmos; XVII - absorver as demandas do processo de fornecimento e controle de suprimentos das equipes operacionais de Apoio Administrativo das unidades descentralizadas, quando for o caso; XVIII - prestar informações, orientações e esclarecimentos sobre fornecimento e controle de suprimentos da Unidade, disponibilizando-os, sempre que necessário, aos demais órgãos interessados; XIX - instruir servidores quanto à efetiva manutenção, conservação e segurança dos bens da Unidade em conformidade com as diretrizes estabelecidas pelo Departamento de Administração Patrimonial - DAP, da Subsecretaria de Dinâmica Administrativa - SSDA/SARH; XX - acompanhar os serviços prestados na Unidade relativos à conservação, limpeza, recepção, portaria, segurança e vigilância, sob sua responsabilidade, ou solicitar sua contratação, em conformidade com as diretrizes do Departamento de Serviços Corporativos da Subsecretaria de Dinâmica Administrativa - DESC/SSDA/SARH; XXI - encaminhar ao Departamento de Administração Patrimonial - DAP/ SSDA/SARH os processos de contratação de imóveis de aluguel para avaliação técnica; XXII - informar ao Departamento de Administração Patrimonial - DAP/SSDA/ SARH sobre construção de edificação nova ou reforma com alteração do projeto original em imóvel do patrimônio em uso pela Unidade, encaminhando cópia do projeto; XXIII - encaminhar ao Departamento de Logística e Serviços de Transporte -DLOG/SSDA/SARH, nota de empenho referente à aquisição de bens permanentes para recebimento e registro do número do patrimônio do bem adquirido e no respectivo documento fiscal; XXIV - encaminhar ao Departamento de Logística e Serviços de Transporte -DLOG/SSDA/SARH, nota de empenho referente à aquisição de bens que dependem de comissão específica para recebimento e certificação de sua adequação com o objeto contratado; XXV - registrar a movimentação interna ou externa de bens móveis e equipamentos de responsabilidade da Unidade, informando ao Departamento de Administração Patrimonial - DAP/SSDA/SARH, para conhecimento e atualização dos registros; XXVI - informar ao Departamento de Administração Patrimonial - DAP/SSDA/SARH para providências cabíveis, os casos de furto, roubo, perda, extravio ou dano de bens móveis e equipamentos, acompanhados do Boletim de Ocorrência Policial, conforme o caso, providenciado pelo responsável imediato pelo bem; XXVII - manter cópia do Termo de Responsabilidade dos bens da Unidade; XXVIII - enviar relatório mensal de receita obtida com o uso de bem imóvel do Município, cedido para a administração da Unidade ao Departamento de Administração Patrimonial - DAP/SSDA/SARH; XXIX - solicitar ao Departamento de Manutenção Patrimonial - DMAP/SSDA/ SARH, a manutenção urgente ou programada de imóvel, móvel ou equipamento sob sua responsabilidade, ou recolhimento de bens em caso de desuso; XXX - encaminhar ao Departamento de Manutenção Patrimonial - DMAP/ SSDA/SARH expediente informando sobre a disponibilização de imóvel locado pela Unidade, de imóvel do patrimônio municipal ou de imóvel recebido em cessão, solicitando avaliação das condições de entrega; XXXI - acompanhar a utilização do imóvel de terceiros, locados ou recebidos em cessão pela Secretaria ou do Patrimônio Municipal em conformidade com as diretrizes estabelecidas pelo Departamento de Administração Patrimonial - DAP/SSDA/SARH; XXXII - solicitar ao Departamento de Serviços Corporativos da Subsecretaria de Dinâmica Administrativa - DESC/SSDA/SARH, orientações prévias quanto às possíveis alterações do lay-out do ambiente de trabalho e quanto à padronização de mobiliário e equipamentos da Unidade; XXXIII - receber dos diversos órgãos da Unidade Administrativa e encaminhar ao Departamento de Serviços Corporativos da Subsecretaria de Dinâmica Administrativa - DESC/SSDA/SARH, solicitação para serviços de água, energia, telefone e similares da Unidade, acompanhando sua realização; XXXIV - prestar informações, orientações e esclarecimentos sobre o apoio administrativo e controle de patrimônio da unidade, disponibilizando-os, sempre que necessário às Unidades interessadas; XXXV - propor medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XXXVI - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XXXVII - elaborar relatório com informações das atividades da Supervisão. Art. 5º Compete à Supervisão II dos Processos de Apoio Administrativo, sob orientações técnicas da Secretaria de Administração e Recursos Humanos / SARH e orientada por seu supervisor: I - protocolar a entrada e saída de correspondências, processos e expedientes internos e externos oriundos da Supervisão de Documentos e Correspondências do Departamento de Gestão de Documentos e Arquivos - DGDA/SSDA/SARH, controlando sua numeração e tramitação; II - zelar pela observância da padronização dos documentos definida pelos setores responsáveis da Secretaria de Administração e Recursos Humanos - SARH; III - manter o controle sobre os quadros informativos oficiais de aviso da Unidade para autorização e afixação de publicidade de legislações, cartazes e outros de interesse da Unidade; IV - divulgar e distribuir processos, convites, publicações, catálogos telefônicos e documentos diversos de interesse da Unidade; V - receber e distribuir vales-transporte e contracheques e crachás de identificação funcional dos funcionários da Unidade; VI - atender e controlar a solicitação de cópias reprográficas da Unidade, emitindo relatórios mensais para controle; VII - controlar o uso de veículos cedidos para uso da Unidade e para viagens administrativas segundo as diretrizes estabelecidas pelo Departamento de Logística e Serviços de Transporte - DLOG/SSDA/SARH; VIII - coordenar as atividades dos mensageiros à disposição na Unidade; IX - receber e manter arquivo da legislação específica (coletânea de Leis, Decretos e Portarias) ou outros documentos relativos ao apoio administrativo de interesse da Unidade; X - manter arquivo individual dos funcionários efetivos, contratados e cooperados que prestarem serviço no Departamento de Atenção ao Cidadão para a realização de consultas internas; XI - encaminhar informações e demandas do Departamento de Atenção ao Cidadão à chefia de DEIN/SCS para providências; XII - acompanhar a execução de serviços solicitados para o Departamento de Atenção ao Cidadão; XIII - organizar, atualizar e determinar quantidades de formulários utilizados pelo Departamento de Atenção ao Cidadão, para impressão em Gráfica; XIV - controlar as entregas mensais de material gráfico do Departamento de Atenção ao Cidadão, segundo as especificações a serem apuradas em licitação; XV - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XVI - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XVII - elaborar relatório mensal com informações das atividades da Supervisão. Art. 6º Compete à Supervisão II dos Processos de Monitoramento Profissional, sob orientações técnicas da Secretaria de Administração e Recursos Humanos / SARH e orientada por seu supervisor: I - receber, controlar, informar e encaminhar solicitações diversas relativas a todas as ocorrências funcionais; II - elaborar relatório mensal de freqüência de pessoal da Unidade, remetendo os documentos pertinentes, dentro dos prazos estipulados, ao Departamento de Monitoramento Profissional - DMP da Subsecretaria de Pessoas - SSP/SARH; III - preparar e encaminhar o planejamento anual de férias ao Departamento de Monitoramento Profissional - DMP da Subsecretaria de Pessoas - SSP/SARH em conformidade com as diretrizes estabelecidas; IV - aplicar, orientar e fiscalizar o cumprimento da legislação pertinente a pessoal; V - informar ao Departamento de Monitoramento Profissional - DMP da Subsecretaria de Pessoas - SSP/SARH as necessidades de contratações, as exonerações e demissões ocorridas na Unidade, inclusive informando ao Departamento de Administração Patrimonial - DAP da Subsecretaria de Dinâmica Administrativa - SSDA/SARH aquelas relativas às chefias responsáveis pelo patrimônio, para efeito de controle; VI - prover informações para manutenção do Banco de Pessoas; VII - coordenar os trabalhos de divulgação para os servidores sobre assuntos relacionados à pessoal, cursos e treinamentos, em conformidade com as diretrizes estabelecidas pela Subsecretaria de Pessoas - SSP/SARH; VIII - receber e distribuir toda a documentação relativa à pessoal da Unidade; IX - planejar, solicitar contratação e controlar os estágios concedidos pela Unidade conforme diretrizes do Departamento de Competências - DECOM da Subsecretaria de Pessoas - SSP/SARH; X - prestar informações, orientações e esclarecimentos sobre o monitoramento profissional da unidade, disponibilizando-os, sempre que necessário às Unidades interessadas; XI - propor medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XII - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XIII - elaborar relatório com informações das atividades da Supervisão. Art. 7º Compete à Supervisão II dos Processos de Execução Orçamentária e Financeira, sob orientações técnicas da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Econômico - SPDE, da Comissão Permanente de Licitação - CPL e Secretaria de Fazenda - SF e orientada por seu supervisor: I - participar da elaboração da proposta do Plano Plurianual (PPA), da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e do Orçamento Anual (LOA) sob a orientação do gestor da Unidade, observando as diretrizes estabelecidas pela Subsecretaria de Planejamento Institucional - SSPI da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Econômico - SPDE e pela assessoria técnica da Unidade; II - consolidar a proposta do Orçamento Anual (LOA) apresentada pelos setores internos da Unidade, observando as diretrizes estabelecidas pelo Departamento de Orçamento da Subsecretaria de Planejamento Institucional - SSPI da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Econômico - SPDE; III - acompanhar e controlar os saldos das cotas orçamentárias e financeiras e das dotações orçamentárias da Unidade, solicitando remanejamentos, respectivamente, à Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Econômico - SPDE e Secretaria de Fazenda - SF, quando necessários; IV - acompanhar a elaboração da estimativa do impacto orçamentário e financeiro por ocasião da geração da despesa decorrente da criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental, em conformidade com o art. 165, da Lei Complementar nº 101/00 e com as orientações técnicas definidas pela Secretaria de Fazenda - SF e pela Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Econômico - SPDE; V - processar os empenhos e as liquidações da Unidade, analisando previamente à conformidade da despesa no tocante às formalidades e observando os instrumentos legais instituídos; VI - orientar sobre a aplicação dos recursos referentes a adiantamentos, bem como das respectivas prestações de contas; VII - prestar informações, orientações e esclarecimentos sobre a execução orçamentária e financeira da Unidade, disponibilizando-os, sempre que necessário, aos demais órgãos interessados; VIII - preparar relatórios e demonstrativos periódicos instituídos através de orientações e instruções expedidas pela Subsecretaria de Finanças e pela Subsecretaria do Sistema de Controle Interno da Secretaria de Fazenda - SF; IX - propor medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; X - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XI - elaborar relatório com informações das atividades da Supervisão. Art. 8º O Departamento de Marketing, orientado por seu Chefe, será composto pelas seguintes supervisões: 1 - Supervisão I de Marketing Digital (SMD); 2 - Supervisão I de Eventos e Cerimonial (SECER); 3 - Supervisão II de Artes Gráficas (SAG). Art. 9º Compete à Supervisão I de Marketing Digital, orientada por seu supervisor: I - participar das definições de layout do Portal da Internet da Prefeitura de Juiz de Fora, buscando padronização dos portais das Secretarias Municipais; II - orientar os órgãos da Administração Indireta com relação à padronização das páginas para inserção de Portais próprios; III - programar o layout definido em software próprio; IV - manter atualizado cadastro de jornalistas autorizados a enviar informações para o site da Prefeitura; V - inserir, de acordo com autorização expressa do Chefe do Departamento de Marketing, as informações de interesse público no Portal da Prefeitura, de peças e conteúdos publicitários; VI - inserir, de acordo com autorização expressa do Chefe do Departamento de Imprensa, as informações de interesse público no Portal da Prefeitura, de editoriais ou matérias institucionais; VII - atualizar diariamente as informações do Portal da Prefeitura; VIII - elaborar planilhas bimestrais com informações de acesso, datas, críticas e sugestões recebidas através do site da Prefeitura; IX - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; X - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XI - elaborar relatórios trimestrais com informações das atividades e necessidades da Supervisão. Art. 10. Compete à Supervisão I de Eventos e Cerimonial, orientada por seu supervisor: I - planejar, de acordo com orientação do Chefe do Departamento de Marketing, os cerimoniais autorizados pela Administração, discutindo com os setores envolvidos os objetivos e a infraestrutura necessária para a realização dos eventos; II - planejar a captação dos recursos financeiros para viabilizar eventos da Administração Municipal, quando for necessária e autorizada a busca de patrocínio junto à sociedade civil; III - identificar a necessidade de elaboração de material gráfico de divulgação e decoração de ambiente dos eventos e encaminhar solicitação à Chefia do Departamento para providências; IV - identificar a necessidade de apoio jornalístico aos eventos e encaminhar solicitação à Chefia do Departamento para providências; V - solicitar apoio ao DEIN/SCS nas questões de aquisição de material e contratação de serviços para a realização dos eventos através de autorização da Chefia do Departamento; VI - agendar junto ao locutor contratado pela Secretaria de Comunicação, datas e horários dos eventos; VII - organizar pauta de cerimonial dos eventos; VIII - organizar e acompanhar a realização dos eventos, tomando as providências necessárias para as adequações iniciais e após sua finalização, responsabilizar-se pela entrega de chaves, devolução de equipamentos, entre outras atribuições afins; IX - elaborar relatórios trimestrais com informações das atividades realizadas pela Supervisão, indicando datas, tipo de eventos, quantidade estimada de participantes, lista de convidados especiais, fonte pagadora do evento, contratos realizados, valor das despesas e outros dados relevantes; X - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XI - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XII - elaborar relatórios trimestrais com informações das atividades e necessidades da Supervisão. Art. 11. Compete à Supervisão II de Artes Gráficas, orientada por seu supervisor: I - receber solicitação da Chefia do Departamento para elaboração de material gráfico de divulgação da Administração Direta e Indireta, como convites, cartazes, folders, placas, faixas, cartilhas, sinalização interna/externa, certificados, banners, logomarcas, etc; II - encaminhar à Chefia do Departamento, para a aprovação ou alterações os lay-outs dos projetos gráficos solicitados, com estimativa de custos, quando necessário; III - fornecer orientações técnicas à Chefia do Departamento para a melhor forma de execução do projeto gráfico aprovado, preparando orçamentos, quando necessário; IV - executar o projeto gráfico aprovado, encaminhando arte final para empresa contratada e acompanhando sua execução, quando necessário; V - receber através do DEIN/SCS o material gráfico produzido para análise qualitativa, aprovando ou recusando aquele que não se encontrar dentro dos padrões de qualidade previstos; VI - participar das definições de layout gráfico do Portal Internet da Prefeitura; VII - participar da elaboração de projetos de decoração e lay-outs para eventos especiais da Prefeitura; VIII - propor em conjunto com a Chefia do Departamento medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; IX - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; X - elaborar relatório trimestral com informações das atividades realizadas pela Supervisão, como tipo de serviço, quantidade contratada, material utilizado e outras informações de relevância. Art. 12. O Departamento de Imprensa, orientado por seu Chefe, será composto pelas seguintes supervisões: 1 - Supervisão II de Jornalismo e Imagem (SJIM); 2 - Supervisão I de Análise da Informação (SAINFO). Art. 13. Compete à Supervisão II de Jornalismo e Imagem, orientada por seu supervisor: I - apurar e gerar matérias de conteúdo jornalístico de interesse da Administração Municipal; II - coordenar e dar diretrizes técnicas para as Assessorias de Imprensa descentralizadas das unidades; III - promover a divulgação jornalística de atos oficiais e iniciativas da Administração Municipal em rádio, TV, jornais e outros, providenciando material de entrevista quando for o caso; IV - preparar textos para Boletim Eletrônico; V - editar e inserir diariamente notícias atualizadas no Portal Internet da Prefeitura; VI - elaborar textos para materiais de divulgação diversos produzidos pela Supervisão de Artes Gráficas; VII - coordenar a produção de fotos e filmagens de eventos de interesse da Administração Municipal; VIII - elaborar e manter atualizado, banco de fotos e arquivo de filmagens de assuntos de interesse da Administração Municipal; IX - disponibilizar fotos e filmagens para atendimento às demandas diversas; X - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XI - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XII - elaborar relatório com informações das atividades da Supervisão. Art. 14. Compete à Supervisão I de Análise da Informação, orientada por seu supervisor: I - realizar leitura diária de jornais e revistas de circulação em Juiz de Fora, no estado e no país, pesquisando e recortando notícias de interesse da Administração Municipal; II - digitalizar matérias de interesse da Administração Municipal, através de relatórios diários, separados por assuntos, das notícias pesquisadas nos jornais de circulação em Juiz de Fora, no estado e no país para encaminhamento ao Chefe do Departamento de Imprensa; III - realizar rádio-escuta dos programas de rádios locais, efetuando gravações de assuntos pertinentes à Administração Municipal; IV - preparar relatórios diários dos programas de rádio, TV e impressos separados por veículos para encaminhamento ao Chefe do Departamento de Imprensa; V - preparar clipping diário dos programas de televisão, efetuando gravações e mantendo arquivo das matérias de interesse da Administração Municipal; VI - preparar boletim mensal de clipping, consolidando todas as notícias divulgadas sobre a Administração Municipal, incluindo avaliação de positivo/negativo, para encaminhamento ao Chefe do Departamento de Imprensa, que remeterá às Unidades da Administração; VII - preparar análise preliminar do teor de notícias veiculadas diariamente ao Departamento de Imprensa para comunicação aos correspondentes da Supervisão de jornalismo, quando for o caso de resposta a ser repassada à imprensa; VIII - manter arquivo de todas as notícias da Administração, separados nominalmente por cada Órgão Gestor; IX - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; X - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XI - elaborar relatório mensal com informações das atividades da Supervisão. Art. 15. O Departamento de Atenção ao Cidadão, orientado por seu Chefe, será composto pelas seguintes supervisões: 1 - Supervisão II do Núcleo de Pesquisa e Gestão da Informação (SPGI); 2 - Supervisão II do Centro de Atendimento ao Cidadão (SCAC); 3 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Norte (SAPRE-N); 4 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Sul (SAPRE-S); 5 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Oeste (SAPRE-O); 6 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Nordeste (SAPRE-NE); 7 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Leste (SAPRE-L); 8 - Supervisão I de Atenção Presencial Regional Sudeste (SAPRE-SE); 9 - Supervisão II de Atenção Telefônica (SATE); 10 - Supervisão II de Monitoramento das Atenções Presenciais (SMAAP); 11 - Supervisão II de Capacitação Contínua e Acompanhamento (SCCA); 12 - Supervisão II de Gestão de Trâmite e Arquivos (SGTA). Art. 16. Compete à Supervisão II do Núcleo de Pesquisa e Gestão da Informação, orientada por seu supervisor: I - administrar as informações do banco de dados do Sistema de Atendimento ao Cidadão no que se refere à seleção, à alimentação e à manutenção das informações, para suprir todos os canais de atendimento: presencial, telefônico, intranet, internet e SMS, em resposta às solicitações e dúvidas da população; II - elaborar, incluir e padronizar no banco de dados do DAC, textos orientativos sobre todos os serviços prestados pela Prefeitura de Juiz de Fora que possam ser solicitados pelos cidadãos, descrevendo as possíveis demandas, seus pré-requisitos, a documentação exigida; os valores de taxas, os prazos, a validade de documentos e outras informações necessárias, tudo com a devida orientação e aprovação, devidamente oficializada por escrito, pelos responsáveis pelas várias unidades administrativas da PJF; III - manter constante interação com a Supervisão de Modelagem e Divulgação dos Processos de Trabalho - SMDPT, do Departamento de Otimização dos Processos de Trabalho - DOPT/SSDI/SARH para obtenção de informações relativas às atualizações sobre a estrutura organizacional da PJF, das competências dos setores e das siglas; IV - manter ativa e permanente interface com todos os setores da Prefeitura de Juiz de Fora para colher orientações e esclarecimentos de eventuais mudanças de procedimentos que possam afetar o acolhimento e os encaminhamentos das demandas; V - atualizar constantemente no banco de dados do sistema do DAC, as informações relativas aos nomes dos titulares e responsáveis pelos diversos setores da PJF, endereço e telefone e outras informações pertinentes, visando o correto encaminhamento das solicitações; VI - estudar e atender as demandas por informações não disponibilizadas no banco de dados, valendo-se de pesquisas junto às áreas afins e inclusão de respostas no sistema, com vistas a atender o cidadão; VII - organizar e atualizar na página de internet e intranet da Prefeitura o acesso aos formulários de atendimento, valores de taxas e preços públicos; VIII - receber e dar tratamento imediato a todas as dúvidas e correções solicitadas pelos Atendentes da Atenção Presencial e da Atenção Telefônica com relação às informações contidas no banco de dados, através de sistema de informática específico; IX - acompanhar diariamente os meios de comunicação e providenciar a publicação no sistema externo, das principais notícias de interesse dos cidadãos; X - providenciar manutenção em banco de dados, para facilitar o relacionamento entre a Administração Municipal e os cidadãos e/ou Entidades; XI - priorizar a elaboração e produção de pesquisas de satisfação do cidadão e avaliação da qualidade do atendimento do DAC e implementar procedimentos e instrumentos de acompanhamento da satisfação dos usuários relativamente aos serviços prestados pela Administração Municipal; XII - elaborar, em conjunto com as demais Supervisões do Departamento de Atenção ao Cidadão, apresentações sobre os setores do DAC a serem avaliadas pela Chefia do Departamento e o Secretário de Comunicação Social, para exposição em eventos externos e internos; XIII - implementar procedimentos e instrumentos de acompanhamento da satisfação dos usuários relativamente aos serviços prestados pela Administração Municipal; XIV - tabular dados de pesquisa e produzir relatórios para o Chefe do Departamento, a fim de subsidiar ações e decisões a serem levadas à consideração do Secretário de Comunicação Social; XV - baixar mensagens enviadas ao e-mail destinado ao atendimento telemático e enviá-las às áreas afins, cobrando resposta dos correspondentes que encontram-se com mensagens pendentes de respostas; XVI - manter contato com todos os setores da PJF, inclusive as Administrações Indiretas, de forma a manter sempre atualizado o fluxo de cada demanda; XVII - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XVIII - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XIX - elaborar relatório mensal com informações das atividades da Supervisão. Art. 17. Compete à Supervisão II do Centro de Atendimento ao Cidadão, orientada por seu supervisor: I - controlar e coordenar as equipes de atendentes da atenção presencial central, monitorando o cumprimento contínuo das normas de atendimento ao cidadão; II - orientar e preparar os atendentes da atenção presencial central nos procedimentos de trabalho, para atendimentos específicos, quando necessário; III - emitir certidões solicitadas pelos cidadãos, dentro dos parâmetros que foram determinados para o Departamento, pelas Secretarias da PJF; IV - manter e controlar o posicionamento funcional exigido para atendimento ao cidadão, com qualidade, zelo e postura adequada; V - acompanhar mensalmente os resultados de desempenho de cada atendente, com o preenchimento de fichas próprias de avaliação, encaminhando relatório mensal do trabalho e das avaliações, para a Supervisão de Monitoramento das Atenções Presenciais para consolidação; VI - controlar turnos das equipes de atendentes, seus bancos de horas, faltas e atestados, buscando intermediar e solucionar cada situação de afastamento por motivos legais, para que não haja sobrecargas individuais; VII - coordenar e fazer cumprir os procedimentos padronizados para situações especiais previstas e definidas em função de novas particularidades dos trabalhos prestados pela Prefeitura; VIII - formalizar, assinar e despachar documentos emitidos na atenção presencial central quando necessário; IX - requisitar e despachar processos e petições para encaminhamento a outras Unidades da Prefeitura, com vistas a agilizar procedimentos; X - acompanhar a consistência das informações fornecidas pelas Unidades da Administração Direta e Indireta que utilizarem o serviço de atenção presencial, quando forem firmadas parcerias com a SCS, subsidiando para avaliação do Chefe de Departamento; XI - fazer rodízios em outras regionais de atendimento presencial, quando for necessário e a bem do trabalho, conforme planejamento da Chefia do Departamento; XII - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XIII - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XIV - elaborar relatório mensal com informações das atividades da Supervisão. Art. 18. Às 06 (seis) Supervisões I de Atenção Presencial Regional, denominadas como Atenção Presencial Regional Norte - SAPRE-N, Atenção Presencial Regional Sul - SAPRE-S, Atenção Presencial Regional Oeste - SAPRE-O, Atenção Presencial Regional Nordeste - SAPRE-NE, Atenção Presencial Regional Leste - SAPRE-L e Atenção Presencial Regional Sudeste - SAPRE –SE, e orientadas por seus Supervisores, competem: I - controlar e coordenar as equipes de atendentes da atenção presencial regional, monitorando o cumprimento contínuo das normas de atendimento ao cidadão; II - orientar e preparar os atendentes da atenção presencial regional nos procedimentos de trabalho, para atendimentos específicos, quando necessário; III - manter e controlar o posicionamento funcional exigido para atendimento ao cidadão, com qualidade, zelo e postura adequada; IV - acompanhar mensalmente os resultados de desempenho de cada atendente, com o preenchimento de fichas próprias de avaliação, encaminhando relatório mensal do trabalho e das avaliações, para a Supervisão de Monitoramento das Atenções Presenciais para consolidação; V - controlar turnos das equipes de atendentes, seus bancos de horas, faltas e atestados, buscando intermediar e solucionar cada situação de afastamento por motivos legais, para que não haja sobrecargas individuais; VI - coordenar e fazer cumprir os procedimentos padronizados para situações especiais previstas e definidas em função de novas particularidades dos trabalhos prestados pela Prefeitura; VII - formalizar, assinar e despachar documentos emitidos na Atenção Presencial regional quando necessário; VIII - requisitar e despachar processos e petições para encaminhamento a outras Unidades da Prefeitura, com vistas a agilizar procedimentos; IX - fazer rodízios em outras regionais de atendimento presencial, quando for necessário e a bem do trabalho, conforme planejamento da chefia do Departamento; X - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XI - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XII - elaborar relatório mensal com informações das atividades da Supervisão. Art. 19. Compete à Supervisão II da Atenção Telefônica, orientada por seu supervisor: I - controlar e coordenar a equipe de operadores da atenção telefônica, zelando pelo cumprimento contínuo das normas de atendimento ao cidadão; II - conduzir reuniões periódicas com as equipes, que deverão ser registradas em atas via documento eletrônico, visando à melhoria da qualidade dos atendimentos; III - dar suporte, orientando e preparando atendentes da Atenção Telefônica nos procedimentos de trabalho, mantendo o espírito de equipe, com vistas à melhoria da qualidade do atendimento; IV - zelar pela disciplina, buscando sempre o comprometimento da equipe; V - zelar pela qualidade do trabalho, efetuando monitorações constantes, inclusive nas ligações em processo; VI - dar retorno aos atendentes individualmente sobre seu desempenho, incentivando-os a melhorar cada vez mais a qualidade do atendimento e orientando-os quando apresentarem dificuldades e/ou falhas detectadas; VII - buscar junto aos atendentes, a indicação de falhas ocorridas no atendimento e sugestão de melhoria da rotina diária; VIII - fazer o acompanhamento mensal dos resultados de desempenho de cada atendente operador, com o preenchimento de fichas próprias de avaliação, encaminhando para conhecimento do setor de Capacitação Contínua e Acompanhamento em caso de necessidade de capacitação; IX - controlar turnos das equipes de atendentes operadores, seus bancos de horas, faltas e atestados, buscando intermediar e solucionar cada situação de afastamento por motivos legais, para que não haja sobrecargas individuais dos atendentes; X - adotar procedimentos e medidas de substituição imediata de postos de trabalho, quando da falta de atendente operador, ou no caso de substituição por demissão, para que não existam lacunas nas posições de atendimento telefônico; XI - coordenar e fazer cumprir os procedimentos padronizados para situações especiais previstas e definidas em função de novas particularidades dos trabalhos prestados pela Prefeitura, acompanhando, inclusive, o treinamento de novos funcionários objetivando adequação permanente ao trabalho; XII - coordenar a consistência das informações fornecidas pelas Unidades da Administração Direta e Indireta que utilizarem o serviço telefônico quando forem firmadas parcerias com a SCS; XIII - acompanhar o registro das manifestações dos munícipes, desde a entrada à resposta final ao cidadão, sugerindo maiores esclarecimentos de respostas das Unidades da Prefeitura, quando necessário; XIV - validar com o Chefe do Departamento, a linguagem a ser utilizada nos script’s orientativos de atendimento; XV - coordenar e implementar a metodologia formatada pela Supervisão do Núcleo de Pesquisas e Gestão da Informação, quando da realização de pesquisas via telefone; XVI - zelar pela guarda provisória de documentos gerados pela demanda de atendimento; XVII - cumprir as normas específicas e legais existentes para a atividade de Contact Center; XVIII - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XIX - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XX - elaborar relatório mensal das atividades com informações das atividades da Supervisão. Art. 20 Compete à Supervisão II de Monitoramento das Atenções Presenciais, orientada por seu supervisor: I - receber dos supervisores de Atenção Presencial as planilhas com os resultados de desempenho de suas equipes, consolidando os dados e encaminhando-os à chefia do departamento para avaliação; II - consolidar o mapa geral de turnos das equipes de atendentes bem como dos Supervisores das Atenções Presenciais, seus bancos de horas, faltas e atestados, para que não haja sobrecargas individuais,conforme orientações da chefia do Departamento; III - divulgar para cada regional os procedimentos padronizados para situações especiais previstas e definidas em função de novas particularidades dos trabalhos prestados pela Prefeitura; IV - acompanhar a consistência das informações fornecidas pelas Unidades da Administração Direta e Indireta que utilizarem o serviço de atenção presencial, quando forem firmadas parcerias com a SCS, subsidiando para a avaliação do Chefe de Departamento; V - adotar medidas de ordem restritiva e punitiva, quando necessário, para manter a ordem e a eficiência do trabalho e da prestação de serviços ao cidadão, em conformidade com as orientações da chefia do Departamento; VI - identificar a necessidade de rodízios em outras regionais de atendimento presencial, quando for necessário e a bem do trabalho, definindo os nomes dos supervisores e zelando pelo cumprimento em conformidade com as orientações da chefia do Departamento; VII - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; VIII - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar aos setores competentes; IX - elaborar relatório mensal, com informações das atividades da Supervisão; X - realizar periodicamente, reunião de trabalho com todos(as) os(as) supervisores(as) das Atenções Presenciais e Itinerante. Art. 21. Compete à Supervisão II de Capacitação Contínua e Acompanhamento, orientada por seu supervisor: I - viabilizar e efetuar treinamentos/reciclagens de aperfeiçoamento profissional a todos os funcionários do Departamento de Atenção ao Cidadão, principalmente aqueles de atendimento presencial e no telefônico (no que se refere às questões relacionadas com a PJF), visando à padronização e o aprimoramento da qualidade dos atendimentos prestados ao cidadão e ao público interno da Prefeitura; II - realizar treinamentos introdutórios aos novatos, fornecendo uma visão ampla da estrutura da Prefeitura e da importância da correta execução dos procedimentos; III - acompanhar o treinamento prático dos novos membros da equipe e sua evolução no desempenho de suas atividades; IV - trabalhar os aspectos motivacionais das equipes promovendo atividades que valorizem, reconheçam e incentivem a superação de objetivos e metas; V - ter como meta, a busca constante da excelência no atendimento assegurando a satisfação do cidadão e do público interno; VI - manter o espírito de equipe, incentivando sempre as trocas de experiências entre os setores, a integração e a melhoria do ambiente de trabalho; VII - elaborar e executar eventos para a equipe de funcionários do Departamento, visando à motivação e sinergia entre o público interno; VIII - incentivar o comprometimento dos funcionários no cumprimento dos objetivos e metas; IX - integrar-se cotidianamente com todas as supervisões do departamento, verificando as avaliações de desempenho dos servidores e as incidências de falta, por pessoa e por setor; X - acompanhar a saúde dos servidores do Departamento, programando os exames obrigatórios anuais junto ao DAMOR/SSP/SARH; XI - preservar o sigilo de informações, de caráter pessoal e individual dos funcionários do DAC, que possam afetar a imagem do servidor; XII - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XIII - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar aos setores competentes; XIV - elaborar relatório mensal com informações das atividades da Supervisão. Art. 22. Compete à Supervisão II da Gestão de Trâmite e Arquivos, orientada por seu supervisor: I - participar, juntamente com o Chefe do Departamento, das discussões a respeito da criação de novos serviços e sua conseqüente sistemática de tramitação e prazos, bem como de todas as alterações de serviços já existentes; II - acompanhar as alterações de fluxo de processos para orientação quanto ao encaminhamento e tramitação das demandas; III - atualizar os dados do sistema que controla a tramitação das demandas quando informada qualquer mudança de fluxo ou inserção de novo serviço pela PJF; IV - fomentar a discussão acerca dos assuntos relacionados às solicitações de serviços encaminhadas pelo Departamento de Atenção ao Cidadão, junto aos correspondentes das Secretarias Municipais que atendem às demandas do Departamento; V - propor à Chefia do Departamento a organização de cursos/treinamentos, fornecendo informações e orientações quanto aos procedimentos burocráticos de recebimento, envio, tramitação, protocolo e arquivos internos, bem como reuniões periódicas junto aos correspondentes das Secretarias e das Atenções Presenciais regionalizadas; VI - promover interface entre as Supervisões do Departamento de Atenção ao Cidadão, visando o controle das demandas geradas pelos atendimentos, monitorando prazos, analisando as respostas recebidas, para no caso de não atendimento ao solicitado, retornar ao setor com despacho de orientação; VII - analisar, triar, anexar e encaminhar internamente os requerimentos a processos afins, para continuação dos trâmites, visando a solução da demanda recebida; VIII - providenciar notificação, via carta, telefones ou e-mail, dando retorno àqueles cidadãos que protocolaram solicitações nas Supervisões de Atenção Presencial; IX - enviar requerimentos e processos ao seu destino final para arquivamento, quando for o caso; X - organizar os arquivos digital e físico, no sentido de que todas as demandas sejam catalogadas em ordem cronológica, analisando e monitorando respostas às solicitações recebidas, encaminhadas às áreas de competência; XI - cuidar do arquivamento de processos, petições e outros documentos, durante a sua estadia no Departamento, verificando o posterior destino e/ou prazos para eventual eliminação, em consonância com as diretrizes técnicas estabelecidas para o caso; XII - propor, em conjunto com a Chefia do Departamento, medidas de aprimoramento das atividades da Supervisão; XIII - coletar, agrupar dados, analisar, construir indicadores e informar ao setor competente; XIV - elaborar relatório mensal com informações das atividades da Supervisão; XV - manter-se sempre informada quanto às normas processuais da PJF, seus regulamentos e procedimentos de gestão documental e tabelas de temporalidade e destinação de documentos, quando existentes. Art. 23. As chefias das Supervisões serão substituídas, nos seus impedimentos por servidor lotado na Unidade Administrativa e designado por ato do Poder Executivo. Art. 24. Fica revogada totalmente a Resolução nº 023-SCQ, de 08 de setembro de 2008. Art. 25. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Prefeitura de Juiz de Fora, 18 de junho de 2012. a) RODRIGO FONSECA BARBOSA - Secretário de Comunicação Social. | |||||||||||||||||
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